17 Tips & Etika Penggunaan E-mail

E-mail boleh dibilang merupakan penemuan kuno menurut sejarah internet. Namun dengan sejalannya evolusi layanan e-mail, masih ada saja beberapa orang yang belum mengerti etika penggunaan email. Artikel ini memang terkesan sepele, tapi saya yakin beberapa diantara kita pernah melakukan hal2 berikut, entah karena tidak sadar, atau alasan klasik … malas. Mari kita telusuri satu per satu.

  1. Formal atau Non-Formal
    Siapakan penerima e-mail anda? teman atau klien? Perlukah memakai bahasa yang formal?
  2. Tujuan Menulis
    Tentukan tujuan menulis dari awal, agar tidak melantur.
  3. Jangan menulis selagi marah
    Jika anda sedang marah, atau nuansa hati lagi tidak enak, tundalah penulisan e-mail. Apalagi bila anda menulis balasan hal-hal yang membuat anda marah.
  4. Penggunaan To, CC, dan BCC
    • To – Ditujukan untuk lawan bicara anda
    • CC (Carbon Copy) – Atau tembusan, digunakan untuk memberitahu orang lain yang bersangkutan.
    • BCC (Blind Carbon Copy) – Sama dengan CC, tapi tembusan tidak akan terlihat oleh penerima To atau CC.
  5. Penggunaan Subject
    Judul e-mail harus jelas dan mencerminkan isi e-mail sesungguhnya. Hindari penulisan judul email tanpa isi (body), yang kesannya malas atau tidak professional.
  6. E-mail, bukan novel
    Menulis e-mail itu cukup singkat saja, langsung ke pokok masalah, tidak perlu bertele-tele seperti menulis novel. Namun juga jangan terlalu singkat seperti SMS.
  7. Pemakain huruf besar (semua)
    Di dunia maya, pemakain huruf besar dianggap menjerit. Jadi hindari hal ini agar tidak memberi kesan yang salah terhadap lawan bicara anda.
  8. Pemakaian tanda seru
    Bila memang diperlukan, cukup satu saja! Tidak perlu sampai berulang kali (!!!!!).
  9. Signature
    Memang enak menggunakan fitur otomatis seperti di MS Outlook. Namun sebagian orang mempunyai kepentingan yang berbeda, contohnya anda tidak mau mencantumkan nomer HP pribadi di setiap e-mail untuk menghindari panggilan2 tengah malam :).
  10. Periksa ejaan (yang disempurnakan?)
    Setelah selesai dengan isi e-mail, jangan lupa untuk memeriksa ulang ejaan. Hal ini penting untung memberi kesan serius dan profesional.
  11. Polos saja, tanpa hiasan
    E-mail paling efektif dengan format plain text, tanpa variasi HTML (termasuk latar belakang warna-warni, plus animasi).
  12. Attachment, atau lampiran
    Tidak semua orang hidup dengan internet berkecepatan tinggi, oleh karena itu pertimbangkan penggunaan layanan online storage untuk lampiran berukuran besar. Jangan lupa menjadikan satu ZIP file untuk lampiran berjumlah banyak, agar tidak kelewatan.
  13. Read Notification Receipt
    Perlukah anda memberi jawaban ke lawan bicara anda bahwa e-mailnya telah diterima? Bila sudah tidak ada di Outbox, berarti e-mail tersebut telah terkirim, meskipun kadang tidak instan.
  14. Berikan balasan sepantasnya
    Tulislah balasan secepatnya (atau sepantasnya), terutama bila akhiran isi surat menandakan bahwa lawan bicara anda menunggu balasan atau keputusan anda.
  15. Penggunaan Reply-to-All dan Forward
    • Reply-to-All – Pertimbangkan matang2 sebelum memakai fitur ini, untuk mencegah e-mail yang tidak diharapkan (oleh orang lain). Hal ini sering terjadi pada diskusi grup lewat e-mail, yang hanya pengirim pertama yang perlu diberi jawaban. 11 orang dengan Reply-to-All = 100 email.
    • Forward – Fitur yang satu ini adalah yang paling disukai oleh pengirim surat berantai. Tapi yang paling menggangu adalah penggunaan To/CC untuk semua penerima, yang membuat e-mail anda tersebar ke orang2 yang tidak dikenal. Gunakanlah BCC untuk fitur ini.
  16. Surat Berantai
    Pakailah akal yang jernih sebelum anda menekan tombol forward. Tanyalah pada diri anda sendiri, apakah hal tersebut bisa/akan terjadi? Hampir semua surat berantai tidaklah berguna. Perlu dipertimbangkan juga, siapa saja yang patut menerima e-mail macam itu. Bukan bos atau klien anda tentunya.
  17. 24 Jam untuk tindak lanjut
    Berilah 24 jam tenggang waktu untuk menindaklanjuti e-mail anda. Sadarilah bahwa tiap orang mempunyai kepentingan pribadi. Tidak perlu langsung SMS, atau telpon, setelah menekan tombol Send.

Apakah anda pernah melakukan setidaknya satu dari hal-hal di atas? Apakah ada yang terlewatkan? Silahkan tambahkan di komentar.

Tambahan bacaan: